Die Arbeitswelt ist in Bewegung: Starre Bürostrukturen mit festen Arbeitszeiten und Präsenzpflicht weichen mehr und mehr hybriden Arbeitsmodellen, die auf Flexibilität und Mobilität setzen, indem mobiles Arbeiten mit der Arbeit im Büro kombiniert wird. Umfragen zeigen, dass nahezu die Hälfte der Beschäftigten in Deutschland nicht nur im Büro arbeitet sondern auch von Zuhause oder unterwegs. Doch was braucht es, um ein hybrides Arbeitsumfeld erfolgreich zu gestalten?
Zunächst gilt es, die passenden Bedingungen für die Arbeit im Homeoffice zu schaffen. Gleichzeitig müssen auch die Büroräume im Unternehmen an die neuen Arbeitsweise angepasst werden: Schlüsselkonzept kann hier eine Desk Sharing Policy sein, bei der sich Mitarbeitende die Arbeitsplätze flexibel teilen. Organisiert werden kann das Ganze mit einer einfachen Platzbuchungssoftware wie Buuky.
Damit Ihr hybrides Arbeitsmodell erfolgreich ist, sind also eine Vielzahl von Faktoren zu berücksichtigen. Von der technischen Ausstattung bis hin zum sozialen Miteinander - In diesem Artikel wollen wir Ihnen einen umfassenden Überblick geben, was sie bei der Umsetzung einer hybriden Arbeitsweise beachten sollten.
Technische Ausstattung
Im digitalen Zeitalter ist eine robuste technische Infrastruktur das Fundament eines erfolgreichen hybriden Arbeitsmodells. Leistungsfähige Computer und stabile Internetverbindungen sind dabei ebenso unerlässlich wie eine flexible Arbeitsplatzausstattung: Statt Festrechnern sollten Ihre Mitarbeitenden mit Laptops arbeiten, damit sie ortsunabhängig auf Daten und Programme zugreifen können.
Wenn es in Ihren Büros keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze gibt und Sie sich für Desk Sharing entscheiden, ist es für Mitarbeitende außerdem wichtig, überall die nötige Ausstattung vorzufinden um direkt loslegen zu können: Monitore, Tastaturen und anderes Zubehör lassen sich zum Beispiel über Docking Stations schnell und unkompliziert an den eigenen Rechner anschließen.
Nichtsdestotrotz haben viele Mitarbeitende individuelle Anforderungen an den eigenen Arbeitsplatz. Hier kann eine Platzbuchungssoftware wie Buuky besonders gut unterstützen: Wer für die eigene Arbeit technische Sonderausstattung benötigt, die nicht an jedem Platz vorhanden ist, kann mithilfe von Buuky schnell erkennen, wo ein passender Platz frei ist und diesen für sich reservieren. Egal, ob es sich um Hochleistungsmonitore für Grafiker oder ergonomisch verstellbare Schreibtische handelt - Buuky hilft Ihren Mitarbeitenden, die ideale Arbeitsumgebung zu finden. So wird die Organisation von Desk Sharing zum Kinderspiel.
Aber nicht nur die Hardware am Arbeitsplatz ist entscheidend. Ebenso wichtig sind die richtigen digitalen Tools. Feste Kommunikationskanäle, mobile Cloudspeicher und digitale Projektmanagement-Tools sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle - egal, ob im Büro oder zu Hause - Zugriff auf alle Ressourcen und Informationen haben.
Planung und Organisation
Die erfolgreiche Umsetzung von hybridem Arbeiten und Desk Sharing erfordern eine durchdachte Planung und Organisation. Insbesondere bei der Einführung von Desk Sharing ist es wichtig, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Für viele kann es eine große Veränderung sein, keinen eigenen Schreibtisch mehr zu haben. Wir hören von vielen unserer Buuky-Kund:innen, dass sich Ihre Mitarbeitenden im Büro einen Ort wünschen, an dem Sie private Gegenstände aufbewahren können. Deshalb ist es eine sinnvolle Überlegung, Schließfächerlösungen anzubieten, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Arbeitsplätze nach Feierabend schnell und einfach zu räumen, ohne ständig alles mit nach Hause nehmen zu müssen. Dabei sollten die Schließfächer nicht direkt am Arbeitsplatz selbst stehen, um keine feste Platzzuordnung zu erzeugen.
Hybrides Arbeiten bringt auch das soziale Miteinander vor neue Herausforderungen. Die Implementierung von Desk Sharing erfordert die Kommunikation grundlegender Spielregeln, wie etwa einer Clean-Desk-Policy, die besagt, dass der Arbeitsplatz abends immer frei geräumt wird, außer man hat ihn für den nächsten Tag bereits wieder gebucht. Außerdem müssen Entscheidungen getroffen werden wie zum Beispiel, ob alle die gleiche Tastatur nutzen oder jeder seine eigenen Eingabegeräte verwendet.
Eine Schlüsselrolle spielt hierbei die Akzeptanz der neuen Arbeitsweise im Team. Mit der Platzreservierungssoftware Buuky können Sie die Office-Umgebung visualisieren, was die Buchung von Arbeitsplätzen vereinfacht und die Transparenz für die Mitarbeitenden erhöht. Buuky bietet darüber hinaus umfassende Funktionen für das Desk Sharing Management an, von der intuitiven Platzbuchung und Teamkoordination bis hin zu datenbasierten Auswertungen zur Auslastung der Bürostandorte.
Buuky ist ein cloudbasiertes System und kann mobil genutzt werden, zum Beispiel auch auf dem Handy. Ihre Mitarbeitenden können ihre Arbeitsplätze im Voraus buchen, was Konflikte vermeidet und sicherstellt, dass jeder den für seine Aufgaben geeigneten Arbeitsplatz findet. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Büro immer optimal genutzt wird und Ihre Mitarbeiter die Flexibilität genießen, die sie benötigen.
Soziales Miteinander
Die Einführung von hybriden Arbeitsweisen bringt Veränderungen im Büroalltag mit sich, auch in der Teamdynamik. Wenn Mitarbeitende nicht mehr täglich im Büro zusammenkommen, ist es daher umso wichtiger, aktiv den Teamzusammenhalt und das gemeinsame Arbeiten zu unterstützen. Hier leistet Buuky einen wichtigen Beitrag. Die Software erleichtert die Planung zur gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen. Zum Beispiel lassen sich für Meetings die Platzbuchungen für alle Teammitglieder gesammelt vornehmen. So unterstützt Buuky die Produktivität und Organisation Ihrer Teams - und es bleibt mehr Zeit für den fachlichen Austausch.
Doch auch spontane Kollaboration lässt sich durch die Büroverwaltung mit Buuky fördern: Mitarbeitende, die ins Büro kommen, können durch die People Finder-Suchfunktion von Buuky leicht herausfinden, welche Kolleg:innen gerade vor Ort sind und spontan bei ihnen vorbeischauen oder sich direkt einen Arbeitsplatz in der Nähe buchen. Buuky ermöglicht es zudem, an regelmäßig wechselnden Arbeitsplätzen zu arbeiten und so mit unterschiedlichen Personen in Kontakt zu kommen. Dies fördert die direkte Zusammenarbeit und stärkt das Teamgefühl.
Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz flexibel je nach aktueller Aufgabe und Präferenz zu wählen, ist ein weiterer Vorteil, den Buuky bietet. Diese Flexibilität fördert nicht nur Konzentration und Kreativität, sondern ermöglicht auch Mobilität innerhalb des Büros und schafft Raum für teamübergreifende Interaktionen.
Darüber hinaus sind regelmäßige Teamtage im Büro oder inoffizielle virtuelle Treffen nützliche Instrumente, um den Team-Spirit in hybriden Teams zu bewahren. Mitarbeitende, die nur selten vor Ort sind oder normalerweise an einem anderen Geschäftsstandort arbeiten, können nahtlos zwischen Fern- und Büroarbeit wechseln, indem sie sich über Buuky im Voraus einen Überblick über das Büro verschaffen und ihren Arbeitsplatz aussuchen. Mit Buuky wird hybrides Arbeiten so nicht nur effizienter, sondern auch sozialer.
Fazit
Hybride Arbeitsmodelle erfreuen sich in der aktuellen Arbeitslandschaft zunehmender Beliebtheit. Mit einer durchdachten Planung und Umsetzung kann Hybrid Work sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeitenden als auch den organisatorischen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Eine solide technische Infrastruktur und eine flexible Arbeitsplatzausstattung bilden dabei das Fundament eines erfolgreichen hybriden Arbeitsmodells.
Bei der Organisation und Planung hybrider Arbeit spielt Buuky eine entscheidende Rolle. Die Platzbuchungssoftware unterstützt eine effiziente Gestaltung von Desk Sharing und bietet integrierte Auswertungen der Buchungsdaten. Diese liefern wertvolle Erkenntnisse über die Auslastung der Arbeitsplätze und tragen dazu bei, die Arbeitsumgebung stetig zu optimieren.
Neben der technischen und organisatorischen Umsetzung, ist das soziale Miteinander ein zentraler Aspekt bei der Etablierung eines hybriden Arbeitsmodells. Buuky kann den Teamzusammenhalt fördern und erleichtert den fachlichen Austausch, indem es die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen auf einfache Weise ermöglicht.
Auch wenn der Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell sorgfältige Abwägung verschiedener Aspekte erfordert: Mit einer durchdachten Strategie, der passenden technischen Ausstattung und der Unterstützung durch Tools wie Buuky, kann eine produktive und flexible Arbeitsumgebung geschaffen werden. Hybrides Arbeiten ist nicht nur eine Antwort auf die veränderte Arbeitswelt, sondern bietet auch eine große Chance, eine moderne und zukunftsfähige Arbeitsumgebung zu gestalten.
Um Ihnen die Umstellung zu erleichtern, haben wir eine umfassende Checkliste mit allen Punkten zusammengestellt, die bei einem hybriden Arbeitsmodell berücksichtigt werden sollten. Diese steht Ihnen hier gratis als PDF zum Download zur Verfügung.
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